Recruiting & Onboarding in Hubdrive

Recruiting & Onboarding

Das Recruiting & Onboarding Modul erweitert Hubdrive um professionelles Bewerbermanagement und Onboarding für neue Mitarbeiter.

Von der Stellenplanung über das Bewerbermanagement bis hin zum Arbeitsvertrag – das Modul unterstützt Sie über den gesamten Bewerberlebenszyklus. Sie werden weiter unterstützt bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters und darüber hinaus bis zum Ende des Onboardings.

Direkt nach der Kaufentscheidung können alle Abteilungen vollintegriert im Recruiting sofort mitarbeiten. Dateninseln gibt es nicht mehr. Alle Daten werden nur noch einmal in einem System erfasst.

Alle Aufgaben werden in einer einzigen einheitlichen Oberfläche erledigt – wenn Sie möchten in Microsoft Teams, Outlook, im Browser oder mobil mit allen gängigen Endgeräten.

Innovatives Recruiting und Onboarding jetzt live erleben

Integriertes Recruiting ohne Dateninseln

Das Recruiting Modul enthält alle wichtigen Funktionen und Best Practices für Ihr zukünftiges Bewerbermanagement – angefangen bei der Positionsplanung inkl. Freigabeprozess, der Erstellung von Stellenanzeigen in Abstimmung mit Fachabteilungen und auf Basis von (individuellen) Vorlagen sowie der einfachen Publikation auf diversen Zielportalen.

Mittels der Talentsuche durchsuchen Sie sowohl Ihren Talentpool an Bewerbern als auch Ihre Mitarbeiter nach geeigneten Kandidaten. Falls sich ein Bewerber auf mehrere Stellen in einem Unternehmen bewirbt, filtert eine Duplikatserkennung den neu angelegten Datensatz und führt ihn mit dem vorhandenen Bewerber zusammen. So behält HR zu jeder Zeit einen klaren Überblick über die Bewerbungen und Bewerber.

Das integrierte Bewerbermanagement (ATS) unterstützt Sie über den gesamten Bewerberlebenszyklus hinweg vom Eingang der Bewerbung über die Bewertungs-, Evaluations- und Interviewphase bis hin zur Einstellung oder Absage. Durch das Fähigkeiten-basierte Bewertungssystem und dem optionalen CV-Parsing mittels Textkernel sehen Sie auf einen Blick, wie geeignet ein Bewerber für die jeweilige Stelle ist.

Die direkte Integration zu Microsoft Word ermöglicht die Erstellung von Arbeitsverträgen auf Basis Ihrer Vorlagen – optional mit digitaler Signatur über DocuSign oder AdobeSign. Alle Daten des Bewerbers werden außerdem direkt in die Digitale Personalakte des neuen Mitarbeiters übernommen.

Zudem sind bereits zahlreiche Best Practice Arbeitsabläufe hinterlegt, die sich in der Praxis bewährt haben. Damit profitieren Sie von der Erfahrung vieler anderer Kunden.

Die Recruiting Highlights

Alle wichtigen Funktionen für Ihr Bewerbermanagement sind enthalten:

Stellenplanung und Freigabeprozesse
Jobportal-Integration XING, Stepstone, BfA, LinkedIn, Broadbean
Bewerbermanagement inkl. automatisierter Kommunikation
CV Parsing mit Textkernel
Talentsuchfunktion & Bewerberpools
Bewerber Dublettenerkennung
Online Interviews mit Office 365 Teams
Erstellen von Arbeitsverträgen inkl. digitaler Signatur (DocuSign, AdobeSign)
Datenauswertung in Echtzeit über Dashboards
DSGVO Konformität

DSGVO Unterstützung im Alltag
durch Microsoft Outlook

Die DSGVO-Datenschutzbestimmungen verlangen die vollständige Löschung der personenbezogenen Daten abgelehnter Bewerber.

Wenn HR Manager Lebensläufe und Anschreiben per E-Mail versenden, ist es ein großer Aufwand, alle Datensätze mit den persönlichen Daten jedes abgelehnten Kandidaten einzeln zu löschen.

Die Integration von Hubdrive und Microsoft Outlook ermöglicht den HR-Mitarbeitern, E-Mails mit Links zu Hubdrive-Datensätzen anstelle von eigentlichen Dateien zu versenden und so automatisch DSGVO-konform zu bleiben.

Mehr erfahren

Job Portale voll automatisiert

Verschwenden Sie nicht länger Ihre Zeit mit der manuellen Veröffentlichung von Stellenanzeigen und dem Abtippen von eingehenden Bewerbungen oder Bewerberprofilen. Das Recruiting Modul macht das für Sie - vollautomatisch und zuverlässig.

Automatische Publizierung von Stellen auf Ihren Bewerberportalen
Übergabe an die Arbeitsagentur, Jobbörsen wie XING, StepStone etc.
Eingehende Bewerbungen erscheinen automatisch und strukturiert im System
Lebensläufe per Knopfdruck von Job Portalen übernehmen
Automatisches Anlegen von Bewerbern und Bewerbungen durch StepStone QuickApply Integration
CV Parsing zur Automatisierung großer Bewerbermengen aus weiteren Quellen
Keine Tippfehler mehr und Sie sparen viel Zeit

Das eigene Recruiting Portal auf Ihrer Website

Das Recruiting Portal ist ein vollständiges, automatisiertes Bewerberportal für Ihre Website.

Alle im Recruiting Modul erstellten und freigegebenen Stellen werden per Kopfdruck automatisch im Portal veröffentlicht.

Bewerber geben ihre Daten direkt im Portal ein. Alle Daten und Anhänge werden dann strukturiert und automatisiert an das Recruiting Modul gegeben. Sie müssen keine Daten manuell oder mehrfach eingeben und sehen alle notwendigen Informationen auf einen Blick.

Optional können Sie den Bewerber auffordern, seine Fähigkeiten zu bewerten. Sie haben so einen ersten Überblick und können dann die Angaben direkt mit den geforderten Kenntnissen vergleichen. Diese Funktion ist natürlich frei konfigurierbar.

Im Rahmen eines optionalen Online Assessment erfahren Sie noch mehr über Ihre Bewerber. Frei konfigurierbare Fragebögen werden direkt vom Bewerber ausgefüllt und die Ergebnisse strukturiert in die interne elektronische Bewerberakte übertragen.

Das Recruitingportal unterstützt Sie aber nicht nur vor Einstellung neuer Mitarbeiter sondern auch im Rahmen des Onboarding, beispielsweise durch die elektronische Erfassung von Mitarbeiterstammdaten durch den Bewerber - und das sogar noch vor Eintritt in Ihr Unternehmen.

Die Recruiting Portal Highlights

Vollständiges Recruiting Portal für Ihre Website
Einfaches Anpassen Ihres Corporate Design
Veröffentlichung der offenen Stellen in Echtzeit
Mehrsprachig
Google for Jobs Ready
Bewerberformulare per Drag-and-Drop anpassbar
Bewerberprozess inkl. optionalem Self-Rating
DSGVO konform
Optionales Assessment der Bewerber über Microsoft Forms
Abfrage von Mitarbeiterdaten im Rahmen des Onboardings (Mitarbeiterstammdatenblatt)
Einfach erweiterbar

Best Practice Personalbeschaffung

In der Lösung sind bereits zahlreiche Best Practice Arbeitsabläufe hinterlegt, die sich in der Praxis bewährt haben. Damit profitieren Sie von der Erfahrung von tausenden Kunden in Ihrer Branche.

Ein Konfigurationsassistent hilft Ihnen, mit den für Ihr Unternehmen passenden Voreinstellungen zu starten. Sie können die Arbeitsabläufe per Mausklick an Ihre individuellen Arbeitsabläufe anpassen oder aber Sie erstellen ganz einfach Ihre eigenen Prozessabläufe.

Details

Vorlagenbasierte Stellenanzeigen

Die Lösung hilft Ihnen, Stellenanzeigen effizienter auf Basis von Vorlagen zu erstellen und unterstützt Sie bei der Abstimmung mit der Fachabteilung sowie der Publizierung auf diversen Medien.

Erstellen Sie standardisierte Stellenbeschreibungen für bestimmte Aufgabengebiete
Verwenden Sie die Stellenbeschreibungen als Vorlagen für Stellenanzeigen
Abteilungsleiter nutzen Stellenbeschreibungen als Basis zur Konkretisierung und Einreichung von offenen Stellen
Die Personalabteilung wird prozessbasiert durch die Anreicherung und Abstimmung mit der Fachabteilung geführt
Nach Freigabe erfolgt die Veröffentlichung vollautomatisch auf Karriereplattformen und Ihrer Firmenwebsite
Nutzen Sie Microsoft Word Vorlagen, um die Stellenanzeige in Ihrem Design auch zu drucken und als Aushang zu veröffentlichen

Ansprache und Gewinnung

Finden Sie die Mitarbeiter, die zu Ihnen passen.

Finden Sie schnell die talentierten Mitarbeiter, die Sie brauchen und bieten Sie diesen einen attraktiven Bewerbungsprozess mithilfe von StepStone QuickApply und einer nativen Integration in LinkedIn und einer optimierten Vernetzung von Bewerbern und den zuständigen Personen im Unternehmen.

Vereinfachen Sie den Bewerbungsprozess für Kandidaten durch StepStone Quick Apply: Bewerber können sich direkt auf StepStone bewerben und die erfassten Bewerberdaten werden automatisch ins System gespielt und als Bewerbung angelegt.
Vereinfachen Sie die Auswertung von Lebensläufen im gesamten Einstellungsprozess, indem Sie sie mit LinkedIn-Profilen abgleichen.
Verbessern Sie die Kommunikation mit einer nativen Integration in LinkedIn InMail und mobilen Feedbackfunktionen.
Optimieren Sie Vorstellungsgespräche mithilfe von Office 365, um Kalender zu koordinieren und Termine festzulegen.

Video

Teams Videokonferenzen mit Bewerbern

Starten Sie direkt aus Hubdrive Videokonferenzen über Microsoft Teams für Gespräche mit Bewerbern. Auf Knopfdruck sehen Sie Ihren Bewerber und können sich mit ihm unterhalten.

Es ist kinderleicht. Microsoft Teams können Sie direkt von Ihrem PC, Notebook oder Tablet aus starten. Sie können sogar Bewerbungsunterlagen live austauschen.

Nutzen Sie Videokonferenzen spontan für ein erstes Kennenlernen
Senken Sie Reisekosten für Bewerber auf ein Minimum
Führen Sie eine Dreierkonferenz mit dem Bewerber und dem Abteilungsleiter
Starten Sie internationale Bewerbungsrunden ohne Reiseaufwendungen
Beeindrucken Sie Bewerber mit Ihrer Innovationskraft
Leiten Sie aussagekräftige Mitschnitte an die Vorgesetzten weiter

Details

Recruiting transparent

Das integrierte Bewerbermanagement unterstützt Sie über den gesamten Lebenszyklus hinweg vom Eingang der Bewerbung über die Bewertung, Evaluations- & Interviewphase bis hin zur Einstellung oder Absage.

Alle Schritte überwachen Sie in aussagekräftigen Charts.

Transparenz über alle Bewerbungen, auch bei großen Bewerbermengen
Nutzung der Recruiting-Kanäle auf einem Blick
Veröffentlichungsort und Kosten der Recruiting-Kanäle transparent
Notwendiger Handlungsbedarf auf einen Blick erkennbar
Hoher Automatisierungsgrad über automatisierte Workflows

Fähigkeitenbewertung

In Hubdrive sehen Sie auf einen Blick, wie geeignet ein Bewerber für die jeweilige Stellenausschreibung ist. Vergeben Sie Punkte für erforderliche Fähigkeiten anhand der Bewerbungsunterlagen oder lassen Sie die Bewerber gleich eine Selbsteinschätzung in Ihrem Bewerbungsportal durchführen.

Die erforderlichen und tatsächlichen Fähigkeiten werden Ihnen in einem Diagramm direkt in der Bewerbung gegenübergestellt.

Bewertung der Fähigkeiten direkt in der Bewerbung
Vergeben Sie Punkte für erforderliche Fähigkeiten
Selbsteinschätzung der Bewerber im Bewerberportal möglich
Soll-/Ist-Abgleich der erforderlichen Fähigkeiten per Diagramm
Geeignete Bewerber auf einen Blick erkennen
Fähigkeiten des Bewerbers können später automatisch in die Personalakte übernommen werden

Onboarding

Das Onboarding Modul unterstützt Sie ab der Vertragsunterzeichnung bis zur strukturierten Organisation der ersten Wochen der neuen Mitarbeiter.

Vor dem eigentlichen Starttermin des Mitarbeiters können Sie über elektronische Formulare im Onboarding Portal Zusatzinformationen vom ihm abfragen wie z.B. die Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer etc. Ergänzend können Sie ihm auch wichtige Unterlagen wie das Mitarbeiterhandbuch und sogar Videos zukommen lassen. Gleichzeitig erhalten intern alle Beteiligten (IT, Einkauf, Vorgesetzter, …) notwendige Informationen, um den Arbeitsplatz des Mitarbeiters vorbereiten zu können.

Ab dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters unterstützt das System Ihr Team und den neuen Mitarbeiter bei der strukturierten Einarbeitung. Sowohl Aufgaben für die Übergabe von Ausrüstung wie Laptop und Zugangskarte als auch Termine für Einarbeitungsmaßnahmen und Trainings, werden dem neuen Mitarbeiter und allen weiteren Teammitgliedern direkt bereitgestellt - in ihrem Outlook, Browser oder am Smartphone.

Zu guter Letzt kann die Funktion auch für das Offboarding von Mitarbeitern genutzt werden. Übergaben, Rückgaben von Firmengegenständen und alle weiteren Aufgaben beim Ausscheiden eines Mitarbeiters werden mit der Onboarding Extension unterstützt.

Sämtliche dieser Abläufe und Automatisierungen basieren auf Vorlagen. Im Auslieferungsumfang sind bereits Beispielvorlagen enthalten.

Die Onboarding Highlights

Festlegen von beliebigen Onboarding Vorlagen
Beliebige Phasen innerhalb des Onboarding möglich (Vor Start, nach Start,usw …)
Synchronisierung von Aufgaben und Terminen mit Microsoft Outlook
Automatisches Zuweisen der Aufgaben zur richtigen Person, Gruppe, Team
Automatische Information der Empfänger über neue Aufgaben
Einfaches Überwachen der erledigten Aufgaben
Bewerber erhält über Onboarding Portal Zugriff
Übergabe von Aufgaben auch an den Bewerber vor der Einstellung
Abfrage von Daten des Bewerbers über Onboarding Portal
Nutzbar auch für Offboarding ausscheidender Mitarbeiter
Beispielvorlagen für Onboarding und Offboarding enthalten

Automatisiertes Onboarding

Das Modul unterstützt Sie beim strukturierten und automatisierten Onboarding von Mitarbeitern. Auf Basis von Vorlagen erstellte Aufgaben & Termine sorgen für Struktur.

Automatische Erstellung von Onboarding Projekten aus Vorlagen
Automatische Erstellung von Aufgabenlisten
Automatische Zuweisung der Aufgaben an die verantwortlichen Personen
Automatische Benachrichtigung der Empfänger
Automatische Erstellung von Terminen zur Einarbeitung in den Outlook Kalendern neuer Mitarbeiter
Diese Mitarbeiter finden dann automatisch am ersten Tag im Outlook Kalender alle anstehenden Termine
Einfaches Monitoring des Fortschritts über Dashboards

PS: Auch bei ausscheidenden Mitarbeitern wird über elektronische Checklisten nichts vergessen. Alle Schlüssel sind zurück, Formulare unterschrieben und Geräte abgegeben.

Personalbeschaffung

Interactive Dashboard Incoming Applications Job Profile Creation Application Business Process Vacancy Business Process Active Applicants

Screenshots Recruiting & Onboarding

Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck über das Look and Feel. Die moderne Benutzeroberfläche passt sich allen Endgeräten und Formfaktoren an. Für weitere Einblicke wenden Sie sich bitte an unser Team.

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Hubdrive live erleben

Erleben Sie innovativstes HR Management im Microsoft Ecosystem live! In einer Online-Präsentation zeigt Ihnen einer unserer HR Experten aus Ihrer Region Lösungsansätze für Ihre individuellen Anforderungen und Sie lernen innovative HR Best Practices kennen.

Was genau bringen Ihnen die 60 Minuten Live Präsentation?